Recebimento de insumos e agregados: nota fiscal × balança × frete, sem digitação

Três documentos que não conversam

No recebimento de insumos a granel, cada carga gera três registros em lugares diferentes:

• A nota fiscal diz o fornecedor, o material, a quantidade e o valor. Alguém digita.
• A balança diz quanto o caminhão pesou na entrada e na saída. Alguém compara com a nota.
• O frete depende do freteiro, da placa e do valor combinado com cada fornecedor. Alguém calcula em planilha e monta a base para pagar.

Com muitas cargas por dia, o fechamento do mês vira dias de conferência, e um erro de digitação pode passar até o pagamento do frete.

Da chegada do caminhão à base de pagamento do frete

1Leitura da nota no celular

• Na chegada do caminhão, quem recebe aponta a câmera do celular para o código de barras da nota fiscal e informa o número do tíquete da balança. Não digita a chave.
• O app responde na hora. A consulta à SEFAZ acontece depois, em segundo plano, e ninguém fica esperando.

2As pesagens da balança entram no sistema

• O sistema recebe as pesagens da balança que já está em uso: tíquete, placa, peso de entrada, peso de saída, peso líquido e horários.
• Tíquete já recebido não entra de novo.

3A nota vem da SEFAZ, não da digitação

• Antes de consultar, o sistema confere a chave da nota (tamanho e dígito verificador). Leitura errada não gasta consulta.
• O sistema busca a NF-e na SEFAZ e extrai fornecedor, CNPJ, data, material, unidade, quantidade, valores e a placa do transporte.
• Se a SEFAZ ainda não liberou a nota completa, estiver fora do ar ou pedir para esperar, a nota fica numa fila e o sistema tenta de novo sozinho.

4Cruzamento e cálculo

• O sistema liga a nota à pesagem pelo tíquete e ao freteiro pela placa, calcula o frete e grava tudo num registro único da carga.

5Informação para quem fecha o mês

• O painel mostra o mês fechado por freteiro, e a base de pagamento sai em planilha.
• Todo dia, um e-mail lista as notas de entrada novas: número, data, fornecedor, material e motorista.

O que o sistema calcula em cada carga

• Frete = toneladas da nota × valor por tonelada, pela regra combinada com cada freteiro ou fornecedor.
• Custo do material entregue = valor da mercadoria na nota + frete.
• Diferença de pesagem = peso líquido da balança − quantidade da nota, carga a carga. Mostrar essa diferença na tela ou disparar um alerta é uma escolha de cada operação, conforme o valor da carga e a tolerância que faz sentido para ela.

Cadastro incompleto não passa em silêncio: placa sem freteiro, fornecedor sem valor de frete ou tíquete que a balança ainda não enviou seguram o registro da carga até a informação existir.

O painel de fretes

• Indicadores do mêsTotal de fretes, material transportado em toneladas, viagens, freteiros e placas.
• Totais por freteiroViagens, placas, toneladas e valor, separados por fornecedor.
• Viagens por placaGráfico por placa, com a cor de cada freteiro.
• Base de pagamentoPlanilha com nota, tíquete, fornecedor, freteiro, placa, quantidade e frete.

E o sistema avisa antes do certificado digital vencer, para a leitura das notas não parar.

O que muda no recebimento

• Redução de custoMenos horas de backoffice digitando nota e calculando frete.
• Redução de errosA nota vem da SEFAZ e o frete é calculado pela regra combinada.
• Rastreabilidade e auditoriaCada carga com nota, tíquete, placa, freteiro e pesagem.
• Qualidade e conformidadeO que a nota diz e o que a balança pesou, lado a lado.
• Controle da operaçãoCusto real do material entregue, com o frete incluído.
• Velocidade da informaçãoO mês fechado por freteiro, sem esperar a conferência.

Serve para a sua operação?

O que está nesta página é um exemplo, não um produto de prateleira. A ITR desenvolve sob medida: entende a operação, mapeia como ela roda hoje e especifica as regras de frete, as integrações e os relatórios dela. O mesmo cruzamento de nota, balança e frete serve para:

• concreteiras e fábricas de blocos, tubos de concreto, pré-moldados e artefatos de cimento, que compram brita, areia e cimento;
• usinas de asfalto e empreiteiras de pavimentação;
• qualquer indústria que recebe insumos a granel com nota fiscal e balança rodoviária.

O seu problema é outro? Também é por aí que a conversa começa. Veja também como a ITR resolve o controle de manutenção de frota e equipamentos e a auditoria e inspeção de qualidade.

O que costumam perguntar