Aplicativo para auditoria e inspeção de qualidade, com relatório pronto ao finalizar

A auditoria acaba na fábrica. O relatório, no escritório.

Em auditoria e inspeção de qualidade, o tempo que mais pesa costuma ser o que vem depois da visita:

• Passar a limpo. O que foi anotado em papel, ou num formulário genérico, precisa ser redigitado no modelo de relatório.
• Organizar as fotos. Cada foto tem que ir para o item certo, no tamanho certo.
• Manter os cadastros em dia. Antes da próxima visita, a lista de itens e marcas de cada fabricante precisa estar atualizada para o auditor.
• Cada programa, um modelo. Quando a mesma equipe audita programas diferentes, cada um tem as suas perguntas, as suas seções e o seu relatório.

Um app de checklist genérico resolve a coleta, mas não resolve o resto. O que a operação precisa é que a evidência registrada em campo vire, sozinha, o documento que o cliente e o programa esperam.

Da planilha do fabricante ao relatório no e-mail

1Preparação: o cadastro entra por planilha

• A equipe administrativa monta uma planilha Excel por fabricante, com os dados do local, os itens a auditar e as marcas.
• Antes de importar, o sistema valida a planilha: programa certo, campos obrigatórios, formato do cadastro. Se algo está errado, devolve a linha e o campo exatos, e nada é importado pela metade.
• Os itens antigos do fabricante saem da lista e os novos entram. O auditor encontra no tablet exatamente o que vai auditar naquele local.

2Em campo: o auditor registra no tablet

• Abre a auditoria e responde item a item: coletou ou não (e o motivo), lote, data de fabricação, rastreabilidade da amostra, fotos e observações.
• Nas inspeções com medição, registra cada corpo de prova (diâmetro, espessuras) e o resultado do lote, na 1ª e, se houver, na 2ª amostragem.
• Marca encontrada que não estava no cadastro é registrada como nova marca.
• Fecha com a assinatura do responsável que acompanhou a auditoria.

3Ao finalizar: tudo sai sozinho

• O sistema confere se todas as fotos já chegaram. Se ainda falta alguma sincronizar, espera e tenta de novo. Relatório incompleto não sai.
• Gera o relatório da auditoria em PDF, no modelo daquele programa.
• Atualiza a planilha do fabricante com os dados da última amostra de cada item, para a próxima auditoria partir de onde esta parou.
• Grava a data da última auditoria no cadastro do local.
• Envia o e-mail com o PDF, a planilha atualizada, a lista de novas marcas e o link da auditoria. Destinatários, assunto e texto são definidos por programa.

O relatório que o programa espera, não um formulário exportado

• Um modelo por programa, com as seções, os filtros e o layout de cada um.
• Capa e resumo: local, número da auditoria, auditor, início e conclusão, horário de chegada, quem acompanhou, observações e assinatura.
• Itens separados em auditados, não auditados (com o motivo), novas marcas e observações, com os totais no resumo.
• Fotos item a item, ajustadas para caber na página.
• Análise dimensional por amostragem: uma página por item, com tamanho do lote, amostras, medições por corpo de prova e resultado do lote.

O que fica registrado

Auditoria vale pela evidência. Em cada auditoria ficam registrados:

• data e hora de início e de conclusão, horário de chegada, auditor e quem acompanhou;
• assinatura do responsável e fotos de cada item;
• lote, data de fabricação, rastreabilidade e motivo de cada amostra não coletada;
• dados dos instrumentos de medição, como paquímetro, fita perimetral e o certificado de calibração da balança;
• a verificação da marcação exigida pelas normas ABNT do produto (por exemplo, NBR 5647, NBR 5648, NBR 7362 e NBR 15750, em tubos).

As medições são validadas contra a norma no momento da coleta, ainda no tablet. O sistema não substitui o auditor nem a norma: garante que o que a norma pede seja conferido e registrado da mesma forma em todas as auditorias, e que a evidência chegue organizada a quem precisa dela.

Em operação em auditorias de fábrica e de revenda

A ITR desenvolveu e mantém o sistema de uma operação que audita fábricas e revendas de materiais de construção, em vários programas de qualidade: tubos e conexões, metais, argamassas, painéis, fechaduras, drywall e outros. Cada programa tem as suas perguntas no tablet e o seu modelo de relatório, e todos rodam no mesmo sistema.

Quando o auditor finaliza, o relatório já está no e-mail, e a planilha do fabricante já está pronta para a próxima visita.

O que muda na auditoria

• Redução de custoMenos horas passando a limpo e montando relatório.
• Redução de errosCadastro validado antes de ir para o tablet e nada redigitado depois.
• Rastreabilidade e auditoriaCada amostra com lote, foto, hora, auditor e assinatura.
• Qualidade e conformidadeO que a norma pede, validado na coleta e registrado igual em todas as auditorias.
• Controle da operaçãoA planilha de cada fabricante sempre com a última amostra.
• Velocidade da informaçãoO relatório chega quando o auditor finaliza.

Serve para a sua operação?

O que está nesta página é um exemplo, não um produto de prateleira. A ITR desenvolve sob medida: entende a operação, mapeia como a auditoria roda hoje e especifica as perguntas, as regras e o relatório dela. A mesma coleta de dados em campo serve para:

• auditoria interna da qualidade, ambiental ou de segurança (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001);
• inspeção de recebimento de matéria-prima e insumos;
• auditoria de fornecedores, com o mesmo roteiro e o mesmo relatório em cada visita;
• indústria metalmecânica: inspeção de processo e de produto com medição;
• indústria de alimentos: registros de boas práticas de fabricação (BPF) e APPCC;
• consultorias e empresas de auditoria que precisam de relatório padronizado em cada visita.

O seu problema é outro? Também é por aí que a conversa começa. Veja também como a ITR resolve o controle de manutenção de frota e equipamentos e o recebimento de insumos e agregados (nota fiscal × balança × frete).

O que costumam perguntar